Ponieważ cały czas nie każdy wie jak działa wirtualne biuro, chcielibyśmy przybliżyć zasady działania wirtualnego adresu oraz przybliżyć nieco co tak naprawdę kryje się pod pojęciem biura wirtualnego. Warto też dodać kto powinien a kto nie powinien liczyć na wirtualny adres.
Czym jest wirtualne biuro ?
Tak jak wspomnieliśmy na wstępie, głównym założeniem wirtualnego biura jest wirtualny adres, czyli adres na siedzibę spółki do KRS i adres na siedzibę do CEiDG dla działalności gospodarczej.
Wirtualny adres używać mogą także spółki, które nie są wpisywane do KRS jak na przykład spółki cywilne a także innego typu podmioty jak stowarzyszenia czy fundacje.
Zamiast adresu do KRS można wirtualne biuro wykorzystać też jako adres do korespondencji – najczęściej dzieje się tak w przypadku osób na stałe mieszkających poza Polską, jednakże mających w Polsce jakieś interesy takie jak chociażby wynajem kilku mieszkań.
I tu dochodzimy do kolejnego składnika wirtualnego biura, którym jest wirtualny sekretariat.
Sam wirtualny adres to współcześnie za mało. Pod adresem wirtualnego biura musi każdego dnia roboczego dyżurować odpowiednio przeszkolony personel, który będzie reagował na każde wejście różnych doręczycieli pocztowych. Obecnie w Polsce listy i paczki oprócz Poczty Polskiej roznosi szereg firm prywatnych. Wirtualne biuro musi być otwarte i obsługiwać tych wszystkich kurierów a wirtualny sekretariat natychmiastowo po odbiorze listu będzie powiadamiał klienta wirtualnego biura, co dokładnie przyszło pocztą. Wirtualny sekretariat swoją nazwę bierze właśnie od tych wirtualnych powiadomień na email czy przez SMS.
Ostatnim składnikiem wirtualnego biura są sale do spotkań. Są one konieczne na wypadek nie tylko spotkania się z jakimś kontrahentem pod adresem biura wirtualnego, ale bardzo często bank, firma leasingowa lub urząd skarbowy chcą zweryfikować czy dana firma znajduje się w danym lokalu, jak wygląda lokal i czy firma ma możliwość odbycia w lokalu na przykład zgromadzenia wspólników. Wobec tego sale do spotkań są bardzo ważne a na co dzień odbywają się w nich szkolenia, rekrutacje, prezentacje produktów czy po prostu zwykłe spotkania.
Gdzie znaleźć wirtualne biuro ?
Wirtualne biuro dla swojej firmy najlepiej jest znaleźć w Warszawie.
Warszawa to tak duże miasto, że nikogo nie dziwi korzystanie z nowoczesnych rozwiązań.
W Warszawie uzyskamy także bardzo tanio prestiżowy, warszawski adres np. Al. Jerozolimskie.
Jest to adres rozpoznawalny w całej Polsce i jest z centrum Warszawy.
Firma VSL-System prowadzi właśnie dwa wirtualne biura w Warszawie i działa w tym biznesie już od 10 lat. Wirtualne biura VSL są położone w ścisłym centrum Warszawy pod adresami al. Jerozolimskie 85 i ul. Mazowiecka 11. Oba adresy to odrestaurowane kamienice biurowe, w których wejściu jest masa szyldów różnych firm i kancelarii prawnych. Oba wirtualne biura to nie tylko same wirtualne adresy, ale właśnie tak jak wcześniej opisaliśmy mają one pełną funkcjonalność, czyli wirtualny sekretariat i sale do spotkań. Jest to więc wyśmienita oferta dla spółki zoo czy działalności gospodarczej jako adres na siedzibę.
W zasadzie każda firma, niezależnie od swojej skali działalności może jako siedzibę używać wirtualnego biura. Nie ma tu żadnych ograniczeń a jeśli firma ta ma dodatkowe oddziały, magazyny czy hurtownie to po prostu wszystkie adresy oprócz adresu siedziby podaje we właściwych formularzach do urzędu skarbowego.